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Case Study: Men at Work

Ausgangssituation & Zielsetzung

Die men at work object service GmbH & Co KG ist ein in Graz ansässiges Facility-Management-Unternehmen welches sich primär mit der Instandhaltung von Grünanlagen, Gebäudereinigung als auch weiter unterstützende Dienstleistungen sowohl für Privatpersonen als auch Unternehmen zur Verfügung stellt. Zu dessen Dienstleistungen gehören: Forstarbeiten, Poolreinigungen, Unterstützung beim Siedeln, Pflege von Grünanlagen, Schneeräumung / Winterdienst, Hausmeisterservice, Entrümeplungen, Fassadenreinigungen und vieles mehr. Das Unternehmen zählt über 50 Mitarbeiter und punktet durch sein überdurschnittliches Kundenservice.

Bisher wurden Mitarbeiterdaten primär analog erfasst. Papiermitschriften, „Zettelwirtschaft“, verloren-gegangene Notizen, keine Nachweisbarkeit bei offenen Rückfragen. Dies sollte durch eine moderne, digitale Lösung abgelöst werden. Mitarbeiter- und Auftragsdaten sollten digital erfasst werden. Arbeitszeiten und Verbauchsartikel ebenso. Die Mitarbeiter sollten eine dynamische Auftragsliste zur Verfügung haben welche sie ständig über aktualisierungen informiert. Zudem sollte es nachweise Daten über die Auftragsabarbeitung geben, Orts- und Zeitangaben von Mitarbeitern vor Ort. Die Möglichkeit Bilder und andere Anhänge digital vom Smartphone am Auftrag hochzuladen.

Ergebnis & Statistik

  • Aufträge können zu 100% digital verarbeitet werden.
  • Mitarbeiterdaten als auch Arbeitszeiten können vollends digital erfasst und abgerechnet werden.
  • Die generierten Daten können sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Bearbeitung der Mitarbeiterposten verwendet werden.
  • Keine verloren gegangenen Zettel, „Mitschriften“ und Notizen.
  • Digitale Nachweisbarkeit von Arbeitsleistungen vor Ort.
  • Permanente Einsparungen durch das Wegfallen von Erfassungsarbeiten der Mitarbeiterdokumente
  • Im aktuellen Fallbeispiel konnte durch die Digitalisierung die Arbeitsleistung von zwei Sekretärinnen eingespart werden.